Guide sur les avantages et les inconvénients des formats PDF et HTML pour l'accessibilité d'un document
Le Règlement sur la diffusion de l'information et sur la protection des renseignements personnels et les standards sur l’accessibilité d’un site Web (SGQRI 008-01) et d’un document téléchargeable (SGQRI 008-02) interpellent les ministères et les organismes quant à la diffusion de contenus sur le Web.
Avec la mise en application, le 29 novembre 2009, du Règlement sur la diffusion de l'information et sur la protection des renseignements personnels, plusieurs ministères et organismes seront tentés d'employer le format PDF pour mettre en ligne les documents qui y sont énumérés. Cependant, certains en profiteront pour se questionner sur leurs façons de faire actuelles et privilégier le format HTML dans certaines situations.
Ce document a pour but d'aider les ministères et les organismes à choisir, en fonction des circonstances, le format le plus approprié et le mieux adapté à la diffusion de contenus sur les sites Web gouvernementaux. Il est issu des travaux entrepris par le ministère des Services gouvernementaux pour élaborer des standards sur l’accessibilité d’un site Web pour les personnes handicapées.
Les deux formats dont traite ce document sont des formats reconnus et recommandés au sein de l'appareil gouvernemental. Ils font partie du standard sur le format des documents diffusés dans le Web (SGQRI 013).
Problème
L’Office des personnes handicapées du Québec reçoit fréquemment des plaintes sur le manque d'accessibilité de l'information sur les sites Web gouvernementaux, en particulier pour les documents PDF, incluant les formulaires. Ce problème est confirmé de manière informelle par l'ensemble de ses partenaires issus du milieu associatif des personnes handicapées. En mars 2009, le ministère des Services gouvernementaux a recensé 67 316 documents PDF indexés sur les sites Web publics de l’Administration québécoise.
Format PDF
Le format PDF (Portable Document Format) jouit d'une grande popularité en raison de la simplicité et de la rapidité avec laquelle du contenu peut être mis en ligne sur le Web. Selon plusieurs spécialistes, ce format permet de profiter du meilleur des deux mondes : diffuser beaucoup de contenu à un coût minime et rendre ce contenu disponible sur le Web au moyen d'un simple hyperlien dans une page Web.
Or, il faut comprendre que ce format repose essentiellement sur la représentation visuelle d'un document et que l'unique représentation visuelle n'aide en rien une personne non voyante qui nécessiterait une réelle structure de l'information pour apprécier le contenu qui lui est offert. À moins que d'importants efforts de correction soient mis en œuvre, cette représentation visuelle est souvent inadaptée à la réalité d'une personne handicapée. Les personnes demi-voyantes qui lisent ces documents avec les technologies d’aide informatiques éprouvent des difficultés semblables.
Format HTML
Le format HTML quant à lui est un des formats les plus universels qui soient. Il est interprété de manière équivalente par tous les navigateurs et autres agents utilisateurs. Il dispose de toutes les qualités requises favorisant l'accessibilité de l'information pour les personnes handicapées, mais il ne peut reproduire efficacement le caractère officiel ou, encore, préserver intégralement l'apparence et la mise en page d'un document.
Si le format HTML apparaît un choix naturel dans un contexte de sites Web accessibles, il y a des situations où il ne constitue pas la meilleure des options. En effet, dans certaines circonstances, le format PDF pourra être plus approprié.
Alors, entre les formats PDF et HTML, lequel choisir ?
L'accessibilité du Web pour les personnes handicapées est un enjeu fondamental pour toute société se voulant inclusive. Le choix de recourir à un format ou à un autre peut paraître technique et banal. Dans les faits, il s’agit d’un enjeu sociétal majeur.
D’un côté, les arguments en faveur du format PDF proviennent habituellement des gens qui diffusent le contenu : les organisations, les producteurs, etc. De l’autre, les gens qui reçoivent ou consultent ce même contenu ont plutôt tendance à favoriser le format HTML. Dans cette perspective, une question se pose : pour qui les ministères et les organismes mettent-ils en ligne un contenu sur le Web ?
Alors, faut-il choisir le format PDF ou le format HTML ? La véritable réponse dépend essentiellement du besoin auquel doit répondre un document. Une fois toutes les préoccupations liées à l'accessibilité mises momentanément de côté, si le document est destiné à :
- la consultation à l’écran, le format HTML devrait être retenu ;
- la consultation sur papier, le format PDF devrait être retenu.
Compte tenu des impacts qu'entraîne la mise en accessibilité d'un document, si la version d'origine d'un document destiné à être converti dans l'un ou l'autre des formats provient :
- d'un logiciel de traitement de texte, le format HTML accessible gagnerait à être choisi, avec la possibilité de l’accompagner d’une version PDF qui n'aurait pas à être accessible ;
- d'un logiciel de conception graphique, le PDF accessible devrait être choisi, accompagné d’une version HTML tout aussi accessible.
Dans tous les cas, si une version HTML accessible est disponible, la version PDF pourra alors ne pas être soumise aux exigences de l’accessibilité couvertes par les différents standards.
S'il est accessible, un document PDF sera tout à fait utilisable par les personnes handicapées. Cependant, des efforts de production plus importants sont nécessaires du côté du format PDF dans la plupart des situations pour arriver à un résultat similaire au potentiel qu'offre le format HTML.
En conclusion, un document en format HTML s’avérera plus efficace dans la plupart des situations. Dans certaines situations, ce sera le contraire. Il importe donc d'être en mesure de faire des choix réfléchis. Le webmestre d'une organisation sera souvent la personne la mieux placée pour prendre une décision éclairée ou, à tout le moins, pour conseiller un gestionnaire sur le meilleur choix à retenir pour l'organisation.
Crédits
La Coopérative de solidarité AccessibilitéWeb a élaboré ce document pour le compte du ministère des Services gouvernementaux.
Remerciements
Le ministère des Services gouvernementaux remercie les ministères et les organismes suivants pour leur contribution à la vérification du contenu de ce document : le Centre de services partagés du Québec, le Curateur public du Québec, le ministère de la Santé et des Services sociaux, le ministère de l’Emploi et de la Solidarité sociale, le Ministère des Affaires municipales, des Régions et de l'Occupation du territoire, le ministère des Transports et Services Québec.
